A emissão de faturas é uma obrigação legal que tem de ser cumprida por trabalhadores independentes, empresários e, naturalmente, por empresas. Neste artigo, vamos explicar quando é necessário emitir faturas, quem eventualmente está isento desta obrigação e se é obrigatório emitir faturas eletrónicas, inserir QR Code, ATCUD e Assinatura Digital nas faturas.
Quando é necessário emitir faturas?
É obrigatório emitir uma fatura, simplificada ou fatura-recibo, sempre que realiza uma transação comercial ou presta um serviço, mesmo que o cliente não a peça e independentemente do valor a pagar. Por exemplo, sempre que vende um computador ou presta serviços de catering terá de emitir a fatura correspondente ao valor da compra e/ou serviço.
Quais os Elementos de uma Fatura?
Estes são os elementos fundamentais que devem constar de uma fatura:
- Data de emissão;
- Número da fatura (numeração sequencial);
- Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nif do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
- Nif do destinatário de bens ou serviços;
- Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
- Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado;
- Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
- Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura.
É possível estar isento de emissão de faturas?
Sim, ao abrigo do artigo 9.º do CIVA, “os sujeitos passivos que pratiquem exclusivamente operações isentas de imposto” não estão obrigados a emitir faturas, apenas têm de emitir recibos comprovativos de pagamento efetuado. Nesta categoria enquadram-se os médicos, enfermeiros ou explicadores, entre outros profissionais (consulte o Artigo 9.º do CIVA para conhecer a lista completa de profissionais isentos).
Bilhetes de espetáculos ou transportes, vendas ambulantes ou efetuadas em aparelhos de distribuição automática também não necessitam de emissão de fatura.
A Fatura Eletrónica é obrigatória?
O Decreto-Lei 123/2018 estabeleceu as normas de emissão e receção de faturas eletrónicas em Portugal, assim como o modelo de implementação da faturação eletrónica. O Despacho n.º 49/2022-XXIII trouxe novas datas para a implementação das faturas eletrónicas, que se realizaria de forma gradual até 31 de dezembro de 2022, entrando oficialmente em vigor a 1 de janeiro de 2023.
O novo Despacho SEAF 8/2022 XXIII trouxe novas mudanças, definindo que continua a ser possível a emissão de faturas em PDF durante o ano de 2023, sendo consideradas faturas processadas por via eletrónica com efeitos fiscais nos termos do Artigo 12.º do Decreto Lei n.º 28/2019 e do Artigo 36.º do Código do IVA.
É obrigatório QR Code, ATCUD e Assinatura Digital nas Faturas?
Anteriormente, o Decreto Lei n.º 28/2019 definia que em 2021 todos os documentos fiscais relevantes teriam de incluir um QR Code e um Código Único de Documento (ATCUD). Os despachos que mencionamos inicialmente no artigo estipulam novos prazos, para que as empresas tenham mais tempo para implementar corretamente estas medidas:
- QR Code - uso facultativo em 2021 e obrigatório a partir de 2022;
- ATCUD - obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2023, sendo a sua utilização facultativa até essa data.
De acordo com o novo Despacho SEAF 8/2022 XXIII, o prazo de comunicação do SAF-T mantém-se no dia 5 do mês seguinte, mas pode ser entregue até ao dia 8 do mês seguinte, sem multas, apenas a emissão de um aviso por parte da Autoridade Tributária.
Para cumprir as obrigações fiscais vigentes, uma fatura ou outro documento em PDF tem de ter uma assinatura digital qualificada. Esta obrigação - em vigor a partir de 1 de janeiro de 2023 (Despacho_SEAAF_49_2022_XXIII) - passa a estar do lado das empresas. O Vendus - software de faturação online - já está preparado e vai suportar a assinatura digital qualificada através da integração com a AMA e a DigitalSign. Saiba mais sobre a assinatura digital qualificada.
Como Comunicar Faturas?
As faturas devem ser emitidas em duplicado (original para o cliente e o duplicado para a empresa) e comunicadas à Autoridade Tributária e Aduaneira até ao 5.º dia útil da aquisição de bens ou prestação de serviços. Poderá utilizar um dos seguintes meios para comunicar faturas:
- Inserção manual no E-fatura;
- Comunicação dos documentos em tempo real através de um software certificado (disponível no Vendus);
- Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 20 do mês seguinte;
- Envio automático mensal do SAF-T para a Autoridade Tributária (disponível no Vendus).
