Preparar o fecho de contas do período económico é uma tarefa extremamente importante para as empresas, pois, permite avaliar a saúde financeira da mesma. Para que este trabalho seja feito de forma eficiente, é necessário realizar alguns passos essenciais.
Passos para Fecho de Contas
Listamos as etapas que se aplicam à maioria das empresas, no momento em que é necessário realizar o encerramento de contas:
1. Verificação dos Inventários
É necessário confirmar se os produtos/serviços existentes coincidem com os dados da contabilidade da empresa. Proceder ao controlo e gestão do stock é muito importante para encontrar o equilíbrio entre o investimento realizado em mercadorias e consumíveis e as vendas efetivas.
2. Confirmação dos Ativos Fixos
Devem ser verificadas todas as operações de aquisições ou alienações de ativos, nomeadamente, certificar que todos os movimentos se encontram registados na contabilidade e que os mapas de reintegrações/depreciações e as fichas de cada ativo, estão atualizados e em conformidade legal.
3. Conciliação Bancária
Para o correto encerramento de contas, devem ser elaborados mapas de conciliação bancária, para apontar as diferenças existentes entre o saldo contabilístico e o saldo bancário. Outras contas, aplicações financeiras ou operações de crédito/financiamento, também devem ser verificadas:
- Contas à ordem e a prazo;
- Aplicações financeiras;
- Créditos (confirmar junto do Banco de Portugal);
- Empréstimos/contas caucionadas;
- Livranças/contratos de leasing;
- Cartões de crédito.
4. Conferência de Clientes e Fornecedores
No processo de encerramento de contas, é necessário verificar se todos os valores faturados aos clientes/fornecedores e recebidos pela empresa estão corretos:
- faturas emitidas devidamente registadas e pela quantia correta;
- notas de crédito assinadas e registadas;
- notas de débito registadas;
- dados do programa de faturação coincidentes com os registos da contabilidade;
- IVA devidamente liquidado;
- operações isentas de IVA corretamente enquadradas na legislação existente.
5. Verificação da Conta Pessoal
Neste momento, é essencial verificar o registo dos processamentos de salários efetuados e o respetivo pagamento das remunerações.
6. Validação da Conta Estado
Implica analisar as diferentes rubricas de impostos e verificar os pagamentos efetuados, nomeadamente:
- IVA;
- Apuramento do IRC;
- Retenções na Fonte de IRS/IRC;
- Segurança Social;
- Outros Impostos (IMI/IUC/FCT).
7. Controlo dos Acréscimos e Diferimentos
É necessário conferir e verificar que se encontram registados todos os movimentos que transitaram do ano anterior ou que irão transitar para o ano seguinte (operações relacionadas com acréscimos de custos, proveitos, diferimentos de proveitos, custos, incluindo também os subsídios estatais para ativos fixos tangíveis).
8. Controlo das Remunerações a Liquidar
Neste ponto, é necessário regularizar os lançamentos efetuados em relação ao pagamento de férias, subsídio de férias e encargos, relativos aos colaboradores da empresa.
9. Verificação dos Gastos das Viaturas
É importante verificar se, todos os gastos suportados com os veículos da empresa, estão devidamente registados:
- Seguros;
- IUC — Imposto Único de Circulação;
- Inspeção Periódica.
10. Cruzamentos com o Portal das Finanças
No encerramento de contas, é importante verificar se a informação existente nas plataformas eletrónicas está de acordo com a registada na contabilidade, principalmente nos seguintes pontos:
- Imóveis;
- Viaturas;
- Recibos verdes eletrónicos;
- Controlo do volume de negócios com E-Fatura.