Uma fatura é um documento que deve ser emitido sempre que se adquire um bem ou serviço sujeito a IVA, mesmo que esta não seja solicitada pelo cliente. Na prática, o ato de comprar um produto ou de contratar um determinado serviço deve dar origem à emissão de uma fatura. Por exemplo, na compra de um computador ou na contratação de serviços de marketing, cabe ao fornecedor ou prestador de serviços emitir um documento comprovativo da compra. Existem outros documentos com validade fiscal que poderão ser utilizados dependendo das circunstâncias: fatura-recibo, fatura simplificada e fatura proforma.
Fatura Recibo
Documento que agrega a fatura e o recibo, podendo apenas ser emitida quando a data da fatura e do pagamento coincidem (pronto pagamento).
Fatura Simplificada
Documento emitido apenas para operações em território nacional, sujeito a condições:
- Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;
- O montante total da transação de um bem não pode ser superior a 1.000,00€;
- O montante total da prestação de um serviço não pode ser superior a 100€.
Fatura Proforma
Documento informativo frequentemente utilizado na cotação de produtos e na justificação da transacção internacional de produtos. Após aprovação do cliente pode ser convertida em fatura.
Fatura Manual
Impressas em papel por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira, apenas são válidas nas seguintes situações:
- Sujeitos passivos com volume de negócios inferior ou igual a 100 mil euros, relativamente ao período de tributação anterior;
- Sujeitos passivos que emitam faturas manuais em caso de inoperacionalidade do programa de faturação (devendo ser posteriormente recuperadas para o programa utilizado).
Fatura Eletrónica
Documento emitido por software de faturação certificado e enviado por email. A esta fatura está associada uma assinatura digital que permite validar a autenticidade do documento.
Anular Faturas
Caso seja necessário "anular"/corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito. Deve ser utilizado, por exemplo, quando o cliente solicita inclusão de dados na fatura após a mesma ter sido já emitida ou numa devolução.
Comunicar Faturas
É obrigatório comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT) todas as faturas emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA. Para comunicar as faturas pode ser utilizado um dos seguintes meios:
- Inserção manual no E-fatura;
- Comunicação em tempo real (disponível no Vendus);
- Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 20 do mês seguinte;
- Agendamento do envio do ficheiro SAF-T de modo automático (disponível no Vendus).
Elementos das Faturas
De acordo com o Regime dos Bens em Circulação as faturas devem ser emitidas através de programas de facturação certificados (como o Vendus) ou em impressos de tipografias (faturas manuais) autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. As faturas devem ser emitidas em duplicado (um exemplar para comerciante, outro para o cliente) no máximo até ao 5º dia útil da aquisição de bens ou prestação de serviços e devem conter os seguintes elementos:
- Data de emissão;
- Número da fatura (numeração sequencial);
- Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nif do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
- Nif do destinatário de bens ou serviços;
- Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
- Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado;
- Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
- Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura.
