A faturação tem evoluído no sentido de se tornar exclusivamente eletrónica e digital, e caminhamos a passos largos para essa realidade. No entanto, em 2024, as faturas manuais ainda continuam a ser válidas, apenas para alguns casos específicos. Vamos descobrir quais são.
Emitir Faturas Manuais: quem o pode fazer?
A emissão de faturas manuais pode ser feita por todas as empresas que cumpram os seguintes requisitos:
- com volume de negócios inferior ou igual a 50 mil euros, relativamente ao período de tributação anterior;
- que não utilizem programa de faturação;
- que não tenham contabilidade organizada;
Nas restantes situações é obrigatório emitir faturas (simplificadas, faturas-recibo ou outros documentos) utilizando um software certificado, como é o caso do Vendus.
Os programas de faturação são uma excelente opção para qualquer empresa, apresentando algumas vantagens, nomeadamente o facto de possuírem base de dados, não sendo necessário introduzir os elementos obrigatórios ao emitir uma fatura ou outros documentos. Também permitem a elaboração e exportação automática do ficheiro SAF-T.
Como tornar as faturas manuais válidas?
Para serem válidas, as faturas manuais devem ser impressas em papel, por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Devem ainda ter impresso o código único de documento (ATCUD).
Note ainda que a comunicação de séries de faturação se tornou obrigatória em 2023, e isto inclui as faturas manuais. No caso destas, a comunicação das séries cabe à tipografia certificada onde forma impressas. Esta comunicação é importante, pois vai necessitar do código da série de faturação para o ATCUD - que, como referimos acima, também se tornou obrigatório em 2023.
O QR code, ou código QR nas faturas manuais: é obrigatório?
Não, o código QR apenas é obrigatório nas faturas de empresas que são obrigadas, por lei, a ter um software de faturação. Para as restantes empresas, referidas mais acima, o QR code não é obrigatório.
Emitir, Comunicar e Anular Faturas Manuais
Os livros de faturas manuais simplificadas podem ser adquiridos junto de tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Deve proceder-se ao preenchimento manual dos dados:
- Data de emissão;
- Número da fatura (numeração sequencial);
- Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
- Nif do destinatário de bens ou serviços;
- Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
- Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado;
- Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
- Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura em papel.
É obrigatório comunicar à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT) todas as faturas em papel emitidas por pessoas singulares ou coletivas que realizam operações sujeitas a IVA. Essa comunicação das faturas em papel pode ser feita através da inserção manual no E-fatura.
Caso seja necessário "anular" ou corrigir uma fatura, o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito. A utilizar, por exemplo, quando o cliente solicita inclusão de dados na fatura após a mesma já ter sido emitida.
