Deve ser emitida uma fatura (fatura, fatura simplificada ou fatura-recibo) sempre que um produto é vendido ou um serviço é prestado.
Diferenças entre Fatura e Fatura Simplificada
Dados do Cliente
Na fatura simplificada não é obrigatório inserir os dados do cliente, embora devam ser incluídos, caso solicitado pelo cliente. Numa fatura, sempre que uma transação envolva um consumidor final com valor superior a 1000€, é obrigatório incluir o nome e morada do cliente.
Data de Emissão
Uma fatura simplificada só pode ser emitida no momento da compra ou aquisição. Uma fatura pode ser emitida numa data diferente do fornecimento dos bens ou dos serviços.
Valor Limite
A fatura simplificada só pode ser emitida até 1000€ (no caso de produtos) ou 100€ (na prestação de serviços). Numa fatura não existe um valor limite para uma venda ou prestação de serviços.
Liquidação
As faturas simplificadas ficam automaticamente liquidadas. As faturas propriamente ditas necessitam da emissão de um recibo (ou fatura-recibo, que aglomera ambas as ações num só documento).
Guia de Transporte
Uma fatura simplificada não é válida como guia de transporte pois não disponibiliza dados sobre o local de carga e descarga. Por sua vez, uma fatura poderá servir como guia de transporte, caso esses dados sejam mencionados na mesma.
Elementos das Faturas
Tanto uma fatura como uma fatura simplificada deve conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- Data de emissão;
- Denominação social do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
- Número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
- Nome e quantidade dos bens transacionados ou serviços prestados;
- Preço líquido, taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa/taxas aplicáveis.
No caso de faturas, para além dos elementos mencionados anteriormente, acrescem outros:
- Número da fatura (numeração sequencial);
- Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
- Nif do destinatário de bens ou serviços;
- Motivo que justifique a não aplicação do imposto;
- Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura.
Como Emitir Faturas
De acordo com o Regime dos Bens em Circulação as faturas devem ser emitidas através de programas de facturação certificados (como o Vendus) ou em impressos de tipografias (faturas manuais) autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira.
As faturas devem ser emitidas em duplicado (um exemplar para comerciante, outro para o cliente) no máximo até ao 5º dia útil da aquisição de bens ou prestação de serviços. Veja como emitir faturas e como emitir faturas simplificadas no Vendus.
Anular e Comunicar Faturas
Caso pretenda retificar um fatura ou uma fatura simplificada, deverá proceder à emissão de uma nota de crédito (procedimento recomendado pela Autoridade Tributária).
Todos os documentos emitidos devem, obrigatoriamente, ser comunicadas à Autoridade Tributária (AT). É possível utilizar um dos seguintes meios para o fazer:
- Inserção manual no E-fatura;
- Comunicação em tempo real (disponível no Vendus);
- Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 20 do mês seguinte;
- Envio mensal automático do SAF-T.
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