Saiba o que é uma fatura eletrónica, quais as principais vantagens e implicações da utilização deste documento fiscal e se a sua empresa está obrigada à sua emissão.
O que é a fatura Eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento emitido por um software de faturação certificado, que associa uma assinatura digital qualificada, assegurando a autenticidade da emissão e dos dados inseridos. O processo de faturação eletrónica é completamente digital: tanto a emissão, como o envio, receção e o arquivo das faturas acontece por meio eletrónico. Através da faturação eletrónica pretende-se simplificar os processos relacionados com a emissão deste tipo de documentos e combater a evasão fiscal.
De acordo com a diretiva 2014/55 da União Europeia, a fatura eletrónica é um documento "emitido, transmitido e recebido num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico". Ou seja, se emitir uma fatura, imprimir e enviar por email ao cliente, não se trata de uma fatura eletrónica. Para além da assinatura digital qualificada, os dados deste documento fiscal devem ser inseridos num modelo europeu pré definido.
Como Funciona a Fatura Eletrónica?
Utilizando um software de faturação certificado, como o Vendus, é possível emitir faturas eletrónicas da mesma forma que as faturas tradicionais. A diferença reside na assinatura digital qualificada, que tem a mesma validade de uma assinatura em papel, mas que é utilizada para confirmar a autenticidade deste documento fiscal.
A assinatura digital utiliza um certificado emitido por uma entidade fidedigna. Desta forma, é assegurada quer a autenticidade da emissão, quer a integridade dos dados que constam da fatura. De acordo com a legislação em vigor, o certificado tem de ser contratado diretamente pelo utilizador, não sendo mais da competência dos programas de faturação a sua contratação.
Após emissão, a fatura eletrónica deve ser enviada diretamente pela empresa para o cliente. Como as faturas eletrónicas são emitidas usando programas certificados, a Autoridade Tributária (AT) tem acesso direto a esses documentos fiscais, que devem ser guardados durante 10 anos em perfeitas condições. Saiba como escolher o melhor programa de faturação para a sua empresa.
A Fatura Eletrónica é Obrigatória?
O Decreto-Lei 123/2018 estabeleceu as normas de emissão e receção de faturas eletrónicas em Portugal, assim como o modelo de implementação da faturação eletrónica. O Despacho n.º 49/2022-XXIII trouxe novas datas para a implementação das faturas eletrónicas, que se realizaria de forma gradual até 31 de dezembro de 2022, entrando oficialmente em vigor a 1 de janeiro de 2023.
O novo Despacho SEAF 8/2022 XXIII trouxe novas mudanças, definindo que continua a ser possível a emissão de faturas em PDF durante o ano de 2023, sendo consideradas faturas processadas por via eletrónica com efeitos fiscais nos termos do Artigo 12.º do Decreto Lei n.º 28/2019 e do Artigo 36.º do Código do IVA.
Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as entidades públicas (organismos da administração direta do Estado e institutos públicos).
Desde 2020, a fatura eletrónica é obrigatória para:
- empresas com volume de negócios superior a 50 mil euros no ano anterior (desde janeiro de 2020);
- grandes empresas, com mais de 250 empregados (desde abril de 2020);
- organismos públicos regionais e locais - fundações públicas; administração local, incluindo juntas de freguesia; associações públicas e outras entidades públicas (desde abril de 2020);
- micro, pequenas e médias empresas (desde 31 de dezembro de 2020).
A legislação nacional e europeia prevê uma exceção: os contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança.
Quais as Vantagens da Fatura Eletrónica?
O novo regime de faturação eletrónica apresenta diversas vantagens para as empresas:
- É mais segura, mais privada e fiável, comparativamente à fatura tradicional;
- Simplifica o processo de preenchimento e envio de faturas;
- Permite reduzir custos (com papel, descartáveis e eventual despesas de envio por correio);
- Não requer espaço físico de armazenamento;
- Facilita a consulta, pois, as faturas ficam disponíveis em arquivo digital;
- É uma solução mais ecológica, porque poupa papel e elimina a emissão de C02.
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