A redução de custos é uma parte importante para que qualquer empresa consiga uma gestão financeira eficaz. É um processo que passa por avaliar todas as áreas do negócio, para que se possa identificar e eliminar as despesas que são desnecessárias ou supérfluas.
No entanto, é importante que as estratégias com potencial de redução de custos da empresa sejam pensadas e implementadas de forma a não comprometer a qualidade do produto ou serviço, nem a satisfação dos clientes e funcionários.
8 estratégias para reduzir os custos da sua empresa
Analisar todos os processos do seu negócio e identificar quais as falhas, as oportunidades de melhoria e os gastos desnecessários é o primeiro passo a ter em conta.
Em seguida partilhamos algumas estratégias para reduzir custos na sua empresa.
1. Invista na gestão financeira e planeamento
Organize e registe todas as receitas e despesas provenientes do seu negócio, por mais pequenas que estas possam ser. Este registo pode parecer inútil, contudo, é importante para que tenha uma visão mais abrangente daquela que é a situação financeira atual do seu negócio. Após este passo, pode então decidir que ações devem ser implementadas para maximizar o lucro empresarial e que custos desnecessários podem ser eliminados.
Um bom planeamento e gestão financeira permite avaliar qual está a ser o progresso da empresa, prever futuras receitas e custos e prevenir potenciais necessidades.
2. Defina um plano de redução de custos na empresa
Após analisar a situação financeira do seu negócio e todas as oportunidades de redução de custos, elabore um plano de ação que seja exequível, adaptado à realidade da sua empresa e sustentável a médio e longo prazo.
Neste plano devem constar os objetivos que cada departamento da empresa deve alcançar para que a redução de custos seja um sucesso. Com este plano detalhado, os funcionários serão capazes de perceber se estão a realizar as tarefas necessárias e a contribuir para o objetivo.
3. Reveja contratos e negocie com fornecedores
Pode acontecer que existam contratos com fornecedores que estejam desatualizados ou que já não façam sentido para o seu negócio. Dedique tempo para os rever e analisar ao detalhe as condições contratuais que foram celebradas. Se achar que há contratos que necessitam ser atualizados e o seu fornecedor não estiver disposto a cooperar, peça orçamentos e compare os valores com os da concorrência. Contudo, tenha sempre em atenção que exista um equilíbrio entre a acessibilidade de preço e a qualidade do serviço ou produto que lhe é fornecido.
Esta estratégia pode vir a traduzir-se em melhores condições contratuais e em preços mais baixos, reduzindo significativamente os custos ao longo do ano.
4. Otimize o stock produtos
Uma dos aspetos fundamentais para reduzir os custos de uma empresa é garantir uma gestão de stocks eficiente.
Controlar o inventário de forma estratégica pode gerar poupanças significativas, evitando excessos, por um lado, e prevenindo rupturas de stock, por outro, que possam comprometer vendas e gerar insatisfação nos clientes.
Para alcançar essa eficiência, considere a implementação de um software de gestão de stocks que permita o acompanhamento em tempo real dos níveis de inventário. Assim, assegura que mantém apenas os produtos necessários para responder à procura, sem perdas nem desperdício.
Além disso, é crucial avaliar regularmente a rotatividade dos produtos e ajustar os níveis de stock de acordo com padrões de consumo, sazonalidade e tendências do mercado. Desta forma, a empresa diminui os custos de armazenamento e depreciação, melhora a eficiência operacional e garante maior satisfação dos clientes.
5. Aposte em tecnologia e equipamentos mais eficientes
Ao longo do tempo, a tecnologia evoluiu de forma drástica e as empresas viram-se na necessidade de inserir, no seu quotidiano, ferramentas tecnológicas e equipamentos mais eficientes, para se conseguirem destacar no mercado e responderem às constantes exigências dos seus clientes.
Apesar de, numa primeira instância, ser necessário investimento monetário, esta é uma excelente estratégia para a empresa otimizar tarefas mais demoradas e rotineiras, manter a competitividade e auxiliar os funcionários a gerirem o seu tempo e a aumentar a eficiência e produtividade.
Antes de optar por este tipo de estratégia de redução de custos, a empresa tem de avaliar a relação custo-benefício, para perceber se este investimento em tecnologia e equipamento vai ser benéfico e se efetivamente permitirá uma redução de custos a médio e longo prazo.
6. Recorra ao outsourcing
Comece por identificar, no seu negócio, serviços que possam ser fornecidos externamente e liberte-se de tempo e de custos excessivos por os desenvolver internamente.
Um dos maiores benefícios provenientes do outsourcing é a redução de custos relacionados à contratação e formação de trabalhadores. Além disso, permite que a empresa dedique toda a sua atenção àquelas que são as atividades fundamentais e que agregam valor ao negócio.
A contabilidade, o marketing e os recursos humanos são alguns exemplos de áreas cujas tarefas são frequentemente delegadas a fornecedores externos. Ao optar por outsourcing, escolha um fornecedor que apoie o seu negócio e que ofereça as melhores garantias e qualidade.
7. Controle os custos associados a recursos humanos
A redução de custos é uma das maiores preocupações para um negócio e o departamento de recursos humanos desempenha um papel importante nesta diminuição.
Os processos de recrutamento, as remunerações e as ações de formação de trabalhadores são alguns exemplos de processos de gestão de recursos humanos que têm influência direta nos custos de um negócio. Para reduzir custos altos provenientes deste departamento, a empresa pode:
- adotar medidas que invistam nos seus trabalhadores e incentivem a retenção de talento interno, de forma a evitar custos elevados associados ao recrutamento e seleção;
- controlar as horas extras;
- beneficiar os trabalhadores que contribuem ativamente para a redução de custos;
- adotar metodologias de trabalho que promovam a flexibilidade e a motivação no ambiente de trabalho.
8. Implemente e cultive uma cultura de poupança
A par com todas as estratégias mencionadas anteriormente, só será efetivamente possível reduzir custos no seu negócio se todos os trabalhadores caminharem no mesmo sentido. Portanto, torna-se importante ouvir os inputs dos seus funcionários e tê-los em consideração quando tomar decisões; só assim conseguirá reduzir a resistência à mudança e estabelecer uma cultura onde todos estão dispostos a reunir esforços para garantir com sucesso uma redução de custos eficiente e eficaz.
Cegid Vendus: o parceiro ideal para apoiar o seu negócio
O Cegid Vendus pode ser um aliado na implementação destas estratégias de redução de custos, pois permite ter uma visão clara e em tempo real daquelas que são as receitas e ajuda a identificar quais as áreas da empresa que precisam de maior atenção.
Com este software, pode fazer a gestão de todo o seu negócio a partir de uma só aplicação. Da emissão de faturas e gestão de contas correntes, ao controlo de caixas e gestão de stocks, no Cegid Vendus encontra todas as funcionalidades de que precisa para gerir o seu escritório, comércio a retalho ou restaurante.
Além disso, pode aceder a vários relatórios que lhe permitem acompanhar a evolução do negócio em tempo real e ajudam à tomada de decisão. Experimente já o Cegid Vendus e tenha acesso gratuito durante os primeiros 30 dias!