Tem uma empresa de gestão de condomínios ou vai fazer a gestão do condomínio onde vive? Conheça as 10 dicas essenciais para uma boa gestão de condomínios que reunimos para si!
Quem vive ou já viveu num apartamento conhece a realidade por dentro da gestão do condomínio. Esta atividade pode ser um verdadeiro desafio, devido ao tempo, à responsabilidade e organização que requer, assim como aos conflitos que gera, que muitas vezes faz com que os condóminos tomem a decisão de contratar uma empresa externa especializada neste serviço.
Caso faça parte de uma empresa de gestão de condomínios ou tenha sido eleito para fazer a gestão do seu condomínio, conheça estas 10 dicas para uma boa gestão de condomínio:
1. Procure um preço justo para o serviço
De acordo com o artigo 1420º e seguintes do Código Civil, a administração de condomínio deve ser constituída pela Assembleia de Condóminos e pelo Administrador de Condomínio, cujo trabalho tem de ser remunerado.
Caso queira contratar uma empresa de gestão de condomínio ou pertença a uma dessas empresas, é importante perceber que esse preço deve ser definido de acordo com os serviços, condições do contrato, modo de atividade, posicionamento do mercado e entre outros fatores.
É sempre bastante vantajoso pedir vários orçamentos para comparar preços e benefícios que cada empresa oferece. A decisão final deve ser feita pela Assembleia de Condóminos, para garantir um processo de decisão transparente entre todos.
2. O condomínio tem de estar registado e legalizado
Uma vez que um condomínio se trata de um grupo organizado de pessoas, tem de ter um número de identificação de pessoa coletiva (NIF) no Registo Nacional de Pessoas Coletivas, de forma a identificá-lo perante a Administração Fiscal e poder contratar algum tipo de fornecedor. Adicionalmente, os rendimentos do condomínio têm de ser declarados ao Fisco pelo Administrador do Condomínio nas Finanças, através de uma ata que comprove que o Administrador tem as competências para fazer declarações fiscais em nome do coletivo.
Na hora de escolher uma empresa de gestão de condomínios, deve estar atento a todos os detalhes e condições legais, de forma a garantir a qualidade do serviço prestado e maior segurança. Opte por uma empresa registada, evitando situações de burlas e má gestão. De modo a facilitar esta análise, pode pedir esse tipo de informação numa conservatória do registo comercial ou no IRN.
Adicionalmente, essa empresa deve ter um seguro de responsabilidade civil, que garanta que, caso a empresa abra falência, consiga cobrir os danos causados a terceiros, resultantes do exercício da sua atividade.
3. Crie um Fundo comum de reserva do condomínio
A lei obriga que os condomínios constituam um Fundo Comum de Reserva equivalente a, pelo menos, 10% das quotas mensais. Para tal, deve ser criada uma conta própria, em nome do condomínio, para guardar essa poupança.
Adicionalmente, deve garantir que os condóminos possam aceder aos registos dessas contas coletivas, de forma autónoma e transparente. Para tal, procure ter tudo organizado e guardar todas as faturas, talões e outro tipo de documentos num local próprio, para que, em qualquer momento, seja fácil explicar o dinheiro gasto e ganho pelo coletivo. As plataformas online podem ser uma excelente forma de organização e armazenamento.
4. Crie reuniões anuais entre condóminos
É bastante importante (e obrigatório) criar reuniões anuais para avaliar o orçamento e custos fixos do ano anterior, analisar necessidades e aprovar o orçamento do ano seguinte.
Dica: Faça atas dessas reuniões, de forma a poder consultar tudo o que foi discutido e decidido, posteriormente.
5. Crie um regulamento para as penalizações de incumprimento
Muitas vezes, a lei não é clara relativamente às sanções perante os condóminos que não pagam as quotas ou que não cumprem as regras de utilização dos espaços comuns. Para combater estas situações e criar formas do condomínio se defender, deve ser criado um regulamento que defina um conjunto de penalizações, em casos específicos de incumprimento.
Este regulamento deve ser aprovado pela maioria dos moradores, mas, uma vez em vigor, dá legitimidade à Administração do Condomínio para agir de acordo com o melhor interesse de todos.
6. Garanta uma boa comunicação entre todas as partes
A comunicação é a chave para grande parte dos problemas dos condomínios.
Caso faça parte de uma empresa de gestão de condomínios ou seja o próprio a fazer essa gestão, deve garantir que consegue comunicar de forma eficiente com todas as partes, seja por telefone, e-mail e, idealmente, através de um ponto de atendimento físico, onde seja possível os condóminos dirigirem-se em caso de urgência.
7. Eleja um porta-voz da Administração do Condomínio
Deve garantir que existe um porta-voz entre todos os condóminos, de modo a facilitar essa comunicação,
Se escolheu trabalhar com uma empresa de gestão de condomínios ou faz parte de uma dessas empresas, deve garantir que existe também uma pessoa responsável pela Administração de cada condomínio e que ela é apresentada a todos os condóminos, para que todos tenham o mesmo nível de informação.
Nessa situação, o porta-voz dos condóminos deve ser o elo de ligação com a empresa de gestão de condomínio, de modo a organizar todo o processo, embora qualquer proprietário possa entrar em contacto com a empresa.
8. Garanta um bom acompanhamento e gestão dos processos
Trabalhar com uma empresa de gestão de condomínios pode ter a grande vantagem de ter acesso a um conjunto de serviços, geridos através de processos bem definidos e otimizados. Isto é resultado de muitas dessas empresas possuírem softwares de gestão, que permitem que os condóminos consultem várias informações, de forma segura e transparente, como orçamentos, dívidas, despesas, conta bancária, balanços e outras informações.
Caso seja uma dessas empresas ou seja o responsável pela administração do seu condomínio, deve conhecer o Vendus, um software certificado, que permite realizar a faturação de forma simples e fácil, sendo compatível com qualquer equipamento. Através deste sistema, é possível gerir todas as transações dos condóminos, de acordo com todas as obrigações legais. É, ainda, possível fazer o acompanhamento e gerir todas as formações durante todo o processo de gestão.
9. Procure fazer uma boa gestão de conflitos
É normal que existam conflitos na gestão de condomínios, principalmente quando não existe um serviço de gestão de condomínios associado, gerando situações de mau estar entre os condóminos.
Em caso de conflito, numa primeira fase, é essencial existir uma conversa com o condómino que está a infringir as regras, para que lhe possa explicar a situação, do ponto de vista do condomínio. Se não resultar, deve comunicar-lhe o problema por carta registada, pedindo que aja no sentido de minimizar os distúrbios causados.
Em alternativa, caso estas soluções não funcionem, a Administração do Condomínio pode passar situação à Câmara Municipal (para obras abusivas), Polícia (para ruídos, fumo ou cheiros) ou Inspeção Geral da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território (para violações ambientais graves).
10. Estabeleça, formalmente, qual o tipo de controlo entre as partes envolvidas na administração
Quer escolha algum condómino como alguma empresa para prestar o serviço de gestão do condomínio, essas partes devem ser pessoas em quem os moradores possam confiar e sentir-se seguros, relativamente às escolhas e profissionalismo.
Para tal, deve deixar tudo explícito e formalizado num contrato, de forma a poder limitar quais as funções e liberdade de cada parte, dando controlo aos condóminos para a tomada de decisões importantes e evitando futuros problemas de administração e gestão.
Se depois destas dicas, pretende abrir uma empresa de gestão de condomínios, conheça todos os passos para o fazer e alguns franchisings para empresas de gestão de condomínios a que poderá recorrer.
