Fazer uma gestão de encomendas eficiente e rápida é essencial para ter clientes satisfeitos e ter um negócio bem-sucedido no mercado. Deixamos algumas dicas para otimizar o processo de expedição das suas encomendas!
O que é a Gestão de Encomendas?
A gestão de encomendas é o processo entre a compra e a entrega de um ou mais produtos ao cliente. No fundo, a gestão de encomendas é um conjunto de etapas que podem ser otimizadas para uma melhor prestação de serviço e satisfação do cliente:
- O pedido é recebido, por telefone, e-mail, ou diretamente na sua loja online (saiba como criar uma loja online com Vendus Go!);
- O cliente deve ser notificado de que o pedido foi recebido, por email ou sms;
- O pedido deve ser inserido no backoffice, sendo necessário validar os dados da encomenda e verificar se o pagamento foi realizado;
- O pedido da encomenda é enviado para o armazém para ser cuidadosamente recolhido por um colaborador;
- Os produtos são acomodados adequadamente na embalagem e são colocadas as respetivas etiquetas de envio;
- A encomenda é entregue a uma transportadora, que fará a entrega em mãos na morada fornecida pelo cliente;
- O cliente é notificado de que o pedido está a caminho, sendo possível fazer o tracking da encomenda;
- A transportadora entrega a encomenda ao cliente na morada indicada;
- Acompanhamento pós-venda - é muito importante verificar o nível de satisfação da encomenda e respetiva entrega junto do cliente.
6 Dicas para otimizar a Gestão de Encomendas
Naturalmente que ter produtos de qualidade é essencial, no entanto, ter uma boa experiência de compra é um fator decisivo no sucesso da sua loja! Por isso, otimizar processos e tornar a gestão das encomendas mais eficiente é muito importante.
Deixamos algumas dicas que pode começar a implementar na sua loja, para tornar a gestão das encomendas mais rápida e ideal para o seu negócio:
1. Simplifique e uniformize os processos
Quando se tem poucos clientes é possível ter uma forma de agir com um e depois uma diferente com outro cliente. Mas, à medida que o negócio cresce, é necessário mudar para uma prática mais eficiente e produtiva. Por isso, para evitar confusões, erros ou mesmo procedimentos desnecessários, crie processos objetivos que respondam às necessidades concretas da sua loja.
Pense em todos os passos que tem de efetuar para gerir uma encomenda e tente ao máximo simplificar e uniformizar, deixando apenas os procedimentos essenciais. Por exemplo, pode agrupar o stock por diferentes categorias, organizar uma secção com os produtos mais vendidos ou criar um espaço específico para o embalamento com todo o material pronto a utilizar.
2. Estipule um período de segurança antes de processar a encomenda
Para evitar perder tempo com encomendas fictícias ou não pagas, determine um intervalo de tempo - por exemplo, 48 horas - entre a compra e a preparação da encomenda. Desta forma, tem uma margem de segurança que permite verificar pagamentos ou analisar outro tipo de problemas que possam surgir antes de tratar logisticamente da encomenda.
3. Defina as tarefas de cada colaborador
Quando os colaboradores têm as suas tarefas bem definidas e sabem exatamente o que fazer, farão uma gestão de encomendas muito mais eficiente.
Por isso, distribua as diferentes tarefas no processo de gestão de uma encomenda pelos colaboradores, especificando qual o melhor procedimento a ter em cada uma para uma maior rentabilidade: picking, preparação de encomendas, receção, envios, embalagem, entre outros. Saiba como escolher os melhores colaboradores para o seu negócio!
4. Organize o armazém
Independentemente de ter um armazém pequeno ou um de grandes dimensões, é muito importante implementar um sistema de organização que permita o acesso rápido aos produtos que comercializa.
Assim, é fundamental estruturar e organizar o espaço no armazém, por exemplo, numerando todos os produtos ou definindo percursos logísticos que possibilitam o rápido acesso aos itens pretendidos.
Criar áreas de trabalho bem definidas também é fundamental para gerir bem as encomendas no armazém, nomeadamente zonas de stock, de embalamento, de picking, de produtos com maior rotatividade, etc. Conheça as nossas dicas para fazer uma gestão de stock.
5. Melhore a qualidade do trabalho
Se melhorar procedimentos e criar algumas regras de segurança e de qualidade, os seus colaboradores vão trabalhar de forma mais eficiente na gestão das encomendas. Estas são algumas ideias que pode começar para implementar e que trarão resultados a curto prazo:
- Analise o percurso dos colaboradores e otimize a distribuição dos produtos nas prateleiras para facilitar o picking;
- Disponibilize formas de transportar os produtos, especialmente se forem pesados, para minimizar o esforço dos colaboradores e maximizar a eficiência;
- Invista em equipamentos de qualidade com alta taxa de durabilidade e resistência, como leitores de código de barras, displays, etc, de forma a facilitar o trabalho dos membros da sua equipa e reduzir os erros logísticos;
- Utilize métodos de custeio das saídas de armazém, como o FIFO, LIFO, FEFO, LILO ou Custo Médio Ponderado (CMP). Saiba mais sobre o FIFO e o LIFO na gestão dos produtos no armazém.
6. Invista num sistema para fazer a gestão de encomendas e stocks
Ter um sistema para apoiar a gestão de encomendas pode realmente fazer a diferença no seu negócio, em termos de rentabilidade, rapidez, autonomia e satisfação dos seus clientes. Atualmente, existem vários tipos de software no mercado e muitos deles têm também a vantagem de poderem ser testados gratuitamente, durante um período de tempo.
Faça uma pesquisa consciente, avalie as ofertas disponíveis e todos os custos associados a curto e longo prazo.O Vendus é um software de faturação online, com várias APIs e integrações associadas, que oferece também um sistema de gestão de stocks, no plano Flex. Crie já a sua conta e experimente grátis durante 30 dias, sem compromisso!